デジタル教育システムを導入する前におさえておきたいポイント

これからデジタルの教育システムを導入するとき、おさえておくべきポイントがいくつかあります。特にパッケージ化されたeラーニングなどシステムやサービスを導入する際にヒアリングで注意すべき点です。 まず自分たちのイメージを固め […]

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これからデジタルの教育システムを導入するとき、おさえておくべきポイントがいくつかあります。特にパッケージ化されたeラーニングなどシステムやサービスを導入する際にヒアリングで注意すべき点です。

まず自分たちのイメージを固めて、想定されるサービスの提供企業に相談をもちかけます。

a)自分たちが実施したい理想のデジタル教育サービスを何でもいいので箇条書きでまとめる
b)それを教育システムやサービスを提供する企業にぶつける

続いて、それらの企業担当者から返答が一つの見極める指針になります。回答にはいくつかのパターンが想定されます。

1)基本的にはすべてできます
2)ここまで現在のパッケージできますが、この部分はカスタマイズできます
3)ご要望のいくつかはオプション対応が可能です
4)このパッケージですとその目的に合致していないため、できません

回答ごとに注意すべき点を見ていきましょう。

1)基本的にはすべてできます
これは注意が必要です。システムやサービスは人が作ったものなので時間とお金をかければどんな機能でも実装することができるので、当然「基本的にはすべてできる」となってしまうのです。そのため、求める要件をすべてやると膨大な費用がかかることがのちに判明します。ここで相手に聞くべきなのは、今できる/できないことをリストして教えてくださいなど具体的な要件で聞くことが大切です。

2)ここまで現在のパッケージできますが、この部分はカスタマイズできます
これも同様にお金と時間をかければ、かなりの部分を「カスタマイズ」することができます。しかし、パッケージでの販売を主軸としている企業にとってカスタマイズすることは通常作業がかなり大変になることを意味します。

例えば、9個の組織でパッケージされたシステムを導入し、1個の組織がカスタマイズされたシステムを導入しているとします。その場合、パッケージ販売する企業はシステムを新しくアップデートする時、最初の9個は同じシステムのため一度に改修が可能ですが、残り1つだけもう一度改修しなければならなくなります。そのため、サービス提供企業はカスタマイズのケースを入れてしまうことでの将来の作業コストが増えるため、どうしても費用が多めに見積りがちになってきます。

ここで相手に聞くべきなのは、本当に自分たちのやりたいことはサービス提供会社のシステムのゴールイメージとずれていないのかを教えてもらうことです。課題レポートの提出に力をいれているシステムに、大規模なテスト機能を期待してもそもそもスタート地点が違うため、最後に折り合わないことが多くあります。

3)ご要望のいくつかはオプション対応が可能です
これは主要な機能が自分たちのゴールイメージとずれていなくて、いくつかの要望で漏れているため追加費用で機能を拡張できるとしています。これはかかる費用とできる機能を天秤にかけて比較できるため、選択しやすい形です。しかし、ここでも重要なことは本当に自分たちがやりたいことが提供されるサービスが描くゴールと近いかを確認することです。

4)このパッケージですとその目的に合致していないため、できません
これは良心的な回答です。やはりシステムはある目的のために作られているため、明らかに違う目的になるとシステムが業務フローとうまく合致せずに途中で破綻してきます。それを正直に回答してもらえると、その分ムダな作業が少なくなります。ここで聞きたいことは、「では代替案はありますか?」です。これにより別のシステムの提案をもらえるほか、システムを導入しなくても実現できるアイデアをいただけることがあります。

すべての回答シーンを記載できませんが、大切なことは自分たちが一番望むことがそのシステムの主要機能として実装されているかということになります。

 

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